Kort sammanfattning (30 sek)

Om du jobbar med kommunala fastigheter vet du redan att “underhållsplan” inte är en PDF som blir klar – det är ett arbetssätt. I offentliga revisionsgranskningar återkommer samma brister gång på gång: plan saknas eller blir för kortsiktig, prioritering är svår att motivera, budget kopplas svagt till behov och uppföljningen blir för tunn. Den goda nyheten: du kan täppa till mycket av det här med ganska konkreta steg – och med ett systemstöd som gör planen levande, spårbar och rapporterbar.

Tre saker du kan göra redan i veckan:

• Sätt en tydlig planhorisont och standardisera strukturen (så du slipper börja om).
• Gör prioritering och beslut synliga (så du kan förklara “varför”).
• Skapa spårbarhet: vad ändrades, vad beslutades och vad blev utfört.

Varför revisionen bryr sig (och varför du också gör det)

Revisionen granskar inte underhåll för att vara “petig”. De granskar det för att brister i underhållsplanering snabbt blir:

• Driftstopp och arbetsmiljöproblem (fukt, ventilation, el, tak, lås, brand, säkerhet).
• Ryckig ekonomi (akuta reparationer blir dyrare, planerat trängs undan, skuld byggs upp).
• Svaga beslutsunderlag (svårt att motivera prioritering och finansiering, särskilt i politiska forum).

I praktiken handlar granskningarna om en enkel fråga:
Har ni kontroll över beståndets skick och kan ni visa att ni jobbar systematiskt – inte reaktivt?

Vad revisorer typiskt granskar (de återkommande kontrollpunkterna)

Även om rubrikerna varierar mellan kommuner och byråer följer granskningarna ofta samma kedja:

Styrning och ansvar

Vem äger planen? Vem beslutar prioritering? Hur ser samarbetet ut mellan förvaltning, verksamheter och eventuella bolag?

Mål/ambitionsnivå

Har kommunen definierat vilken standard man försöker upprätthålla? (Annars blir “rätt nivå” en känsla.)

Statusunderlag

Hur vet ni fastigheternas status? Hur dokumenteras besiktningar/inventeringar och hur ofta?

Underhållsplanens kvalitet

Finns plan? Är den heltäckande? Har den rätt horisont? Är den uppdaterad och använd i vardagen?

Prioritering och risk

Finns kriterier? Görs risk- och konsekvensbedömning när åtgärder skjuts?

Budget och finansiering

Utgår budget från behov eller ram? Finns logik mellan plan–budget–utfall?

Uppföljning och rapportering

Följer ni upp mer än kronor? Kan ni visa vad som planerades och vad som faktiskt blev gjort?

Systemstöd och spårbarhet

Finns datakvalitet, historik och “audit trail” – eller sitter allt i Excel och i huvudet på en person?

Underhållsskuld/eftersatt underhåll

Är den kartlagd? Kan ni beskriva storlek/utveckling och strategi?

Koppling till lokalförsörjning/investering (ibland)

Vad är underhåll vs investering? Hur samordnas det?

De 10 vanligaste bristerna (kortversion)

Här är en konsoliderad topplista av typiska brister som återkommer i kommunala granskningar:

1. Underhållsplan saknas eller håller inte över tid (för kort horisont, inte heltäckande eller inte uppdaterad).
2. Otydlig ambitionsnivå/standard – man kan inte säga vilken nivå man försöker upprätthålla.
3. Underhållsskuld/eftersatt underhåll är inte tillräckligt kartlagd eller saknar strategi.
4. Budget kopplas svagt till behov – ram styr mer än plan.
5. Prioriteringsordning saknas – risk/konsekvens blir för lite dokumenterad.
6. Reaktivt läge – akuta reparationer tränger undan planerat underhåll.
7. Systemstöd/datakvalitet brister – Excel, personberoende och låg spårbarhet.
8. Uppföljning och rapportering är för tunn – svårt att visa plan–beslut–utfört.
9. Roller/ansvar och samverkan är otydliga – glapp mellan funktioner.
10. Behovsfångst är osystematisk – problem syns först när det blivit felanmälan.

Självtest för fastighetschef: 10 ja/nej

1. Har vi en fastställd underhållsplan med tydlig horisont?
2. Är planen heltäckande (alla relevanta fastigheter/byggnader) och på rätt nivå?
3. Har vi en rutin för att planen revideras (minst årligen) – och att det syns?
4. Kan vi visa vad som ändrats senaste 12 månaderna (post, från → till, datum)?
5. Har vi dokumenterade prioriteringsprinciper (så du kan förklara “varför X före Y”)?
6. Kan vi visa vilka poster som är eftersatta (och varför de skjutits)?
7. Kan vi ta fram en rapport som visar kommande 5/10 år per fastighet/byggnad?
8. Kan vi ta fram ett budgetunderlag från planen utan “manuell excelkväll”?
9. Kan vi visa planerat vs beslutat vs utfört (åtgärdsnivå, inte bara kronor)?
10. Har vi någon form av löpande bevakning (t.ex. rondering) som fångar problem tidigt?

30-dagarsplan: praktiskt upplägg som fastighetschef kan driva

Vecka 1: Struktur och horisont

• Bestäm planhorisont (realistiskt och konsekvent).
• Lägg standardinnehåll via paket och skapa egna paket där ni behöver.
• Säkerställ att register och grunddata är rimliga.

Vecka 2: Synlig prioritering

• Sätt enkla prioriteringsprinciper (1 sida räcker som start).
• Markera risk/eftersatt/investering med tydliga fält.
• Gör planering driftvänlig: flytta, justera och prioritera löpande.

Vecka 3: Rapportpaket + rutin

• Skapa standardrapporter: kommande år, risk/eftersatt, beslutad/utförd.
• Sätt en enkel uppdateringsrutin månadsvis eller kvartalsvis.

Vecka 4: Löpande bevakning

• Etablera rondering/tillsyn enligt AFF.
• Bestäm en tröskel: när ska ett fynd bli en planpost?

Revisionsaspekter → vad de frågar → så svarar fastighetschefen (och vilket bevis du visar)

Syftet: när du får en fråga från revision, nämnd, ledning eller verksamhet ska du veta vad du ska visa.