Kort sammanfattning

En underhållsplan är ett viktigt verktyg för fastighetsägare och bostadsrättsföreningar. Den beskriver nödvändigt underhåll för att bevara fastighetens värde och ger en översikt över planerade åtgärder och kostnader. För att skapa en plan bör man besiktiga fastigheten, inventera komponenter, planera tidslinjer och kostnader samt använda digitala verktyg. Planen bör uppdateras regelbundet genom besiktningar och kostnadsjusteringar. Ett långsiktigt perspektiv är avgörande för framgångsrik underhållsplanering.

Vad är en underhållsplan?

En underhållsplan är ett ovärderligt verktyg för fastighetsägare, bostadsrättsföreningar (BRF) och fastighetsförvaltare. Den dokumenterar det underhåll som krävs för att bevara fastighetens värde över tid och ger en översikt över planerade åtgärder och deras kostnader.

Genom att systematiskt arbeta med en underhållsplan kan du undvika kostsamma överraskningar, prioritera rätt åtgärder i rätt tid och ofta sänka driftskostnaderna. En typisk underhållsplan sträcker sig vanligtvis över 30 till 50 år och ger en tydlig överblick över framtida investeringar och underhållsbehov.

Hur skapar man en underhållsplan?

Följande steg rekommenderas för att skapa en underhållsplan:

1. Besiktning av fastigheten
   Inled med en grundlig inspektion av alla delar av fastigheten, inklusive fasad, tak, värmesystem och ledningar. Dokumentera nuvarande skick och identifiera eventuella skador eller slitage.
2. Inventering av komponenter
   Upprätta en detaljerad lista över fastighetens olika delar, exempelvis fönster, hissar och ventilationssystem. Ange livslängd och underhållsbehov för varje komponent.
3. Tidsplan för åtgärder
   Planera när olika underhållsåtgärder ska genomföras under en period på 30–50 år.
4. Kostnadsuppskattning
   Beräkna kostnader för varje åtgärd, med hänsyn till inflation och aktuella marknadspriser.
5. Användning av digitala verktyg
   Ett webbaserat underhållsverktyg kan underlätta planeringen och göra det enklare att uppdatera planen vid behov.

Hur uppdaterar man en underhållsplan?

En underhållsplan ska betraktas som ett levande dokument som regelbundet uppdateras. Några viktiga arbetssätt:

• Förnyad besiktning: Genomför nya inspektioner för att identifiera förändrade underhållsbehov.
• Uppdatera kostnadsuppskattningar: Justera kostnader baserat på aktuella marknadspriser och erfarenheter från tidigare underhållsarbete.
• Använd en mall: Organisera informationen effektivt med en strukturerad mall.
• Beakta regionala skillnader: Klimat och geografiska faktorer kan påverka underhållsbehovet och tidplanen.

Hur använder man en underhållsplan?

En underhållsplan bör vara lättanvänd och integreras i den dagliga fastighetsförvaltningen. För att få maximal nytta:

• Koppla planen till budgeten: Jämför planerade kostnader med budget och framtida avsättningar till underhållsfonden.
• Uppdatera löpande: Dokumentera genomförda åtgärder och justera framtida åtgärder efter utfallet.
• Kombinera underhållsarbete: Samordna flera åtgärder för att minska kostnader och minimera olägenheter för boende.
• Planera i god tid: Boka entreprenörer tidigt för att säkerställa rätt kompetens och bästa pris.

Underhållsplanen som ett levande dokument

Underhållsplanen ska kontinuerligt uppdateras och anpassas efter förändrade förhållanden. Ett praktiskt upplägg är:

• Revidering årligen: Inför budgetarbetet ses planen över för att justera kostnader och notera utförda åtgärder.
• Okulär besiktning vart 4–5 år: Genomför en mer omfattande besiktning för att uppdatera planens åtgärder och tidplan.
• Bevara historik: Dokumentera tidigare underhåll för att undvika att viktig information går förlorad vid styrelsebyten.

Långsiktighet – nyckeln till framgångsrik underhållsplanering

För att lyckas med underhållsplaneringen krävs ett långsiktigt perspektiv. Målet är att förebygga akuta problem och planera för framtida investeringar. Fokus ligger på struktur, ansvar och samordning:

• Fastställ ansvar: Klargör vem som ansvarar för att hålla planen aktuell.
• Revidera årligen och vart femte år: Kombinera mindre justeringar varje år med mer omfattande granskningar vart 4–5 år.
• Håll koll på komponenters livslängd: Material, slitage och geografiska förhållanden påverkar underhållsbehovet.
• Samordna åtgärder: Samla insatser vid samma tillfälle för att sänka arbetskostnader och minska störningar.

Så lyckas du med underhållsplanen – med vårt system

Att skapa en underhållsplan är en sak – att lyckas med den över tid är en annan. Vårt system är utvecklat för att stötta hela processen: från första besiktning till löpande uppföljning, analys och långsiktig finansiering.

Från besiktning till komplett underhållsplan

En lyckad underhållsplan börjar med en tydlig nulägesbild. I systemet samlas fastighetens information i ett strukturerat fastighetsregister, där byggnadsverk och komponenter blir grunden för planeringen. Via den inbyggda guiden kan underhållsplanen skapas på ett standardiserat och intelligent sätt – antingen genom färdiga modeller eller genom import av befintligt material från Excel eller PDF. Det gör att både nya och erfarna användare snabbt kommer igång utan att tappa kvalitet.

Inventering och struktur på komponentnivå

Varje del av fastigheten hanteras som komponenter med definierad livslängd, intervall och underhållsbehov. Det gör det enkelt att bygga en plan som sträcker sig 30–50 år framåt, samtidigt som detaljerna finns kvar på en nivå som går att följa upp och analysera.

Tidsplanering som är enkel att justera

Underhållsplanen blir levande genom arbetsytan i kanban-vy, där åtgärder kan flyttas, prioriteras och anpassas när förutsättningarna ändras. I stället för statiska tidplaner kan styrelse och förvaltare arbeta dynamiskt och justera planen löpande – utan att tappa helheten.

Realistiska kostnader och långsiktig finansiering

För att planen ska hålla över tid krävs realistiska kalkyler. Systemet innehåller en komplett underhållsprislista, samt möjligheten att skapa egna artiklar och paket som fungerar som standardmallar. Tillsammans med analys av avsättningar får föreningen kontroll på hur planen ska finansieras – både på kort och lång sikt – och kan koppla underhållet direkt till budget och underhållsfond.

Digital analys som stärker besluten

I analysdelen visualiseras planens innehåll med diagram och klickbara vyer, vilket gör det enkelt att förstå samband mellan åtgärder, kostnader och tidslinjer. För ytterligare stöd finns tre AI-baserade analysrapporter:

• Kvalitet – identifierar risker och brister i planen
• Kontroll – säkerställer att planen följs och är konsekvent
• Besparing – pekar ut möjligheter till effektivare prioriteringar

Enkel rapportering och tydlig kommunikation

När planen ska användas i praktiken eller presenteras för medlemmar är tydlighet avgörande. I rapportfunktionen kan ni enkelt bygga rapporter med det innehåll och urval som behövs – oavsett om det gäller styrelsearbete, budget, stämma eller dialog med externa parter. Det skapar transparens och förtroende kring både kostnader och åtgärder.

Löpande uppdatering – utan att något glöms bort

Underhållsplanen hålls aktuell genom automatiska påminnelser som varnar när poster börjar bli inaktuella eller när åtgärder närmar sig. Genom att dokumentera utförda arbeten direkt i systemet bevaras historiken, vilket är särskilt värdefullt vid styrelsebyten och långsiktig förvaltning.

Rondering som komplement till underhållsplanen

För att ytterligare stärka det förebyggande arbetet kan underhållsplanen kompletteras med rondering (tillsyn och skötsel enligt AFF). Rondering planeras, följs upp och analyseras till stor del automatiskt, medan utförandet sker via en mobilapp. Varje ronderingspunkt fungerar som en komponent med tydliga instruktioner och intervall, vilket gör det möjligt att kvalitetssäkra verksamheten och visa att åtgärder verkligen utförs.

Avslutande tankar

Underhållsplanering är en grundläggande del av framgångsrik fastighetsförvaltning. Genom att ha en levande och långsiktig plan för fastighetens underhåll kan fastighetsägare och bostadsrättsföreningar förebygga onödiga kostnader och samtidigt säkra fastighetens värde och funktion över tid.

FAQ

Hur ofta ska en underhållsplan uppdateras?

Se över planen årligen inför budgetarbetet och gör en mer omfattande besiktning/revidering ungefär vart 4–5 år, eller tidigare vid större förändringar i fastigheten.

Hur lång tid framåt ska en underhållsplan sträcka sig?

En typisk underhållsplan sträcker sig ofta 30–50 år för att ge en tydlig översikt över framtida underhållsbehov och investeringar.

Varför är digitala verktyg viktiga i underhållsplanering?

Digitala verktyg gör planen lättare att uppdatera, ger bättre överblick och uppföljning, minskar risken att åtgärder glöms bort och förenklar rapportering och transparens.