Effektiv underhållsplan för din fastighet

Kort summering

En underhållsplan är ett avgörande verktyg för långsiktig fastighetsförvaltning. Den hjälper fastighetsägare och bostadsrättsföreningar att hålla sina byggnader i gott skick och planera för framtida underhåll. Processen börjar med en förstudie, där fastighetens förutsättningar som byggår och konstruktion kartläggs. Därefter genomförs en noggrann besiktning för att identifiera behov av åtgärder, följt av en sammanställning av underhållsåtgärder, kostnader och tidsplan. Underhållsplanen bör uppdateras årligen för att hålla den aktuell. Fördelarna med en bra underhållsplan inkluderar lägre driftskostnader, längre livslängd på byggnader, bättre ekonomisk balans och högre kreditvärdighet. Genom att aktivt använda och uppdatera planen kan föreningar förebygga oväntade kostnader och säkerställa en hållbar fastighetsförvaltning.

 

Så skapar du en effektiv underhållsplan för din fastighet

En väl utformad underhållsplan är ett av de mest värdefulla verktygen för att säkerställa långsiktig hållbarhet och god ekonomi i fastighetsförvaltning, särskilt för bostadsrättsföreningar. En underhållsplan gör det möjligt att förutse och planera för framtida underhåll, vilket kan bidra till lägre kostnader, bättre fastighetsvärde och effektivare förvaltning. Men att skapa en underhållsplan är inte en enkel uppgift – det kräver noggrannhet, expertis och tid. Här går vi igenom hur man systematiskt kan arbeta fram en underhållsplan och vad den bör innehålla.

 

Steg 1: Förstudie och insamling av information

Det första steget i att skapa en underhållsplan är att noggrant inventera fastigheten eller fastigheterna som ska ingå i planen. Denna förstudie syftar till att kartlägga viktiga faktorer som fastighetens:

• Byggår
• Utformning och konstruktion
• Fastighetstyp (bostadshus, industrilokal etc.)

Det är också viktigt att samla in relevanta dokument och underlag som kan hjälpa i planeringen. Exempel på sådant underlag är ritningar, besiktningsprotokoll, inventarielistor och information om tidigare utförda arbeten. Att digitalisera och systematisera dessa dokument underlättar för framtida uppdateringar och användning av underhållsplanen.

 

Steg 2: Fastighetsbesiktning

Efter att förstudien är klar genomförs en noggrann besiktning av fastigheten. Detta steg är avgörande för att fastställa den nuvarande statusen på byggnadens olika delar och identifiera eventuella behov av underhåll. Under besiktningen granskas:

• Byggnadsdelar som tak, fasader och fönster
• Inre utrymmen som källare, vindar och garage
• Installationer för exempelvis värme, vatten och avlopp

Denna besiktning görs ofta i samarbete med representanter från styrelsen och bör inkludera en detaljerad genomgång av byggnadens skick och behov av åtgärder. Det är också viktigt att dokumentera besiktningen genom mätningar, fotografering och anteckningar.

 

Steg 3: Sammanställning av underhållsplan

När all information är samlad och besiktningen genomförd är det dags att sammanställa underhållsplanen. Här ska alla insamlade data bearbetas och analyseras för att skapa en tydlig och strukturerad plan. Underhållsplanen bör innehålla:

• Vad som ska underhållas: En lista över alla byggnadsdelar och installationer som behöver åtgärdas.
• När det ska underhållas: Tidsplan för när åtgärder bör genomföras och hur ofta de behöver upprepas.
• Kostnadsberäkningar: Estimerade kostnader för alla planerade åtgärder, samt en uppskattning av hur mycket pengar som bör avsättas till underhållsfond.

Det är också viktigt att göra planen lättanvänd och förståelig, så att även personer utan teknisk bakgrund kan använda den i praktiken.

 

Steg 4: Uppdatering och användning av underhållsplanen

En underhållsplan är ett levande dokument som behöver uppdateras regelbundet. Det är rekommenderat att genomföra en årlig uppföljning där förvaltaren, gärna tillsammans med styrelsen, går igenom och uppdaterar planen baserat på förändringar i fastighetens status och ekonomiska situation.

Vid varje uppdatering bör man stämma av om några åtgärder behöver flyttas fram eller genomföras tidigare än planerat. Genom att hålla planen aktuell kan föreningen undvika oväntade utgifter och skapa en långsiktig hållbar budget.

 

Steg 5: Genomförande och projektering

När underhållsplanen är upprättad och godkänd är det dags att genomföra de åtgärder som är planerade. För att detta ska gå så smidigt som möjligt är det viktigt att planera noggrant för upphandling av entreprenörer, val av material och samordning av olika arbetsinsatser. Riksbyggen och andra förvaltningstjänster kan hjälpa till att hantera projektering, upphandling och genomförande av åtgärder.

 

Fördelar med en underhållsplan

En väl genomförd underhållsplan ger många fördelar för både fastighetsägare och boende. Några av de främsta fördelarna är:

• Lägre driftskostnader: Genom att planera underhållet i förväg kan föreningar förhindra oväntade och dyra reparationer.
• Jämnare slitage: Genom att underhålla byggnaden i rätt tid kan man förhindra snabbare slitage och förlänga byggnadens livslängd.
• Ekonomisk balans: En underhållsplan gör det möjligt att budgetera och avsätta medel långsiktigt, vilket leder till en mer stabil ekonomi.
• Förbättrad kreditvärdighet: En väldokumenterad och uppdaterad underhållsplan kan öka föreningens kreditvärdighet, vilket kan underlätta framtida finansiering.

En bra underhållsplan fungerar som en "servicebok" för fastigheten och gör det möjligt för bostadsrättsföreningar att ta hand om sina fastigheter på ett mer effektivt och kostnadseffektivt sätt.